viernes, 16 de septiembre de 2011

Mi experiencia con Google Apps

Origen de la imagen
Después de muchas horas de trabajo y algún que otro quebradero de cabeza he conseguido implantar las Google Apps para Educación en mi centro, un instituto de secundaria con, aproximadamente, 70 profesores y algo más de 600 alumnos.

Que nadie piense que esta plataforma se puede implantar en un centro educativo sin consenso ni recursos humanos. Son  horas de trabajo que no pueden salir de la voluntariedad de uno o varios profesores. Las Direcciones de los centros y las administraciones educativas deben implicarse en sus proyectos TIC y hacer el esfuerzo de dotar de horas a sus coordinadores. Si no , es imposible llevarlo adelante.

Lo primero que tuve que decidir fue utilizar un dominio que ya teníamos para alojar la página web, el aula virtual, blogs, etc o comprar uno nuevo y usarlo en exclusiva para este nuevo servicio. Me decidí por la segunda opción en  previsión de que no llegase a enraizar mi propósito, que no era otro que dotar de cuentas Google Apps a los alumnos del centro, evitando de esta forma los problemas legales del registro en Gmail por parte de menores de edad, y facilitar la comunicacion entre profesores y entre éstos y sus alumnos. Con el objetivo obvio de utilizar las aplicaciones de Google que tan buenos resultados están dando en educación.

La segunda decisión a tomar era comprar el dominio directamente a Google o a mi anterior servicio de hosting.  Las dos opciones son muy baratas, pero decidí comprarlo al servicio de hosting porque el pago se puede hacer a través de transferencia, mientras que a Google había que hacerlo con tarjeta de crédito, una forma de pago no viable para el centro.

Es cierto que el comprar el dominio a Google facilita la integración con las Apps porque viene todo hecho de serie. Ellos se encargan de modificar las DNS, etc. En caso de hacerlo a otro servicio de dominios, hay que comprobar previamente que tendremos acceso y permiso de edición de las DNS y que podremos añadir registros,etc.

Os dejo una captura de pantalla de los registros de tipo CNAME y MX que tuve que ir añadiendo a la gestión avanzada de DNS del dominio:



Una vez que Google comprueba que el dominio es de tu propiedad empieza la asociación de las Apps. Se solicita después la mejora a Google Apps para Educación. Para este paso Google verifica que efectivamente se es centro educativo con la petición de datos como nombre del centro, correo electrónico, número de teléfono, nombre del administrador, página web del centro educativo y el nombre del ministerio o  consejería de la que depende. En mi caso el proceso de migración tardó 8 días pero conozco casos de compañeros en los que se ha alargado hasta las 2 o 3 semanas.

Llegado este punto comienza la administración de la plataforma a través del panel de control de las Apps. El primer paso es solicitar a Google más cuentas de correo electrónico, ya que la versión gratuíta y no educativa dota al dominio de 10. Yo pedí 1000 y no tuve ningún problema.


En la "Personalización del dominio" hay que definir el nombre de la organización, el logo que aparecerá en todos los servicios sustituyendo al de Google, si se quieren compartir los contactos entre todos los usuarios (este punto es importante porque facilitará enormemente la comunicación entre todos), una nota predeterminada de atención al usuario (en caso, por ejemplo, de pérdida de contraseña,...), etc. No se reflejan físicamente todos los usuarios en nuestros contactos, pero cuando redactamos un mensaje o compartimos un documento o un calendario si nos aparecerán a través del texto predictivo de Google. Tendremos que empezar a teclear el nombre del usuario y aparecerán las opciones.

En "Configuración" adaptaremos los servicios de Google a nuestra conveniencia o la consensuada por el centro. Por ejemplo, podremos permitir  que los usuarios compartan documentos de Docs fuera de la organización o negar esta acción; habilitar o no los chats de voz y vídeo desde el correo electrónico....

Una vez "customizada" la plataforma, empezaremos a crear usuarios. Recomiendo definir organizaciones y suborganizaciones para clasificar a los usuarios. Dentro de cada una de ellas se pueden habilitar o no determinados servicios. Quizá querramos activar el chat para los alumnos de bachillerato pero no para los de 1º de la ESO. Además esto nos permitirá en cursos sucesivos un mejor control del borrado (alumnos de 2º de bachillerato que acaban los estudios) y la creación (nuevos alumnos de 1º de la ESO) de cuentas.


He de decir que todo este proceso lo inicié en diciembre de 2010 y que, antes de ponerlo en marcha de forma oficial, el curso pasado, hacia marzo hice una prueba piloto con un profesor que se ofreció voluntario y sus 200 alumnos de 1º y 2º de la ESO. Las cuentas se pueden crear de forma masiva mediante ficheros CSV que contienen 4 campos separados con comas.

En esta fase de pilotaje, la creación de cuentas se produjo correctamente sin contratiempos. Asigné una contraseña provisional y activé el cambio de ésta al entrar por primera vez en el sistema. En mi opinión, esto fue un error porque en poco tiempo empecé a recibir emails de alumnos a los que se les había olvidado la contraseña que ellos mismos habían creado. Creo recordar que fueron entre 20 y 25 olvidos en un par de semanas. En este caso, hay que asignar una nueva contraseña, hacérsela llegar al alumno mediante otro correo electrónico o su profesor. El trabajo se va multiplicando de esta manera. Así que para la implantación definitiva de este sistema he optado por dar contraseñas definitivas a los alumnos sin opción de cambio, dar listado de las cuentas a los tutores y, en caso de pérdida u olvido, que el alumno pregunte al tutor. Hemos explicado al alumnado que estas cuentas no son de su propiedad, las tienen que utilizar exclusivamente para sus procesos de aprendizaje y serán borradas una vez abandonen el centro.

Cuando este curso he empezado a crear las casi 700 cuentas, borré las hechas anteriormente para empezar de 0. Cuando comencé la subida de ficheros CSV, muchos de ellos me daban un error. En el informe que el sistema manda a la cuenta de correo del administrador una vez completada la creación de las cuentas de un fichero, se me decía que tal cantidad (unas veces más y otras menos) no se habían podido crear por un error interno del servidor. Me puse en contacto con el servicio de asistencia de Google Apps que, aún siendo rápidos y muy amables, no acababan de entender el problema. No me digáis por qué. El caso es que , finalmente, me percaté de que las cuentas que no se creaban eran las que había borrado previamente. Investigando en los foros encontré que una cuenta que se borra no se puede volver a crear hasta pasados 5 días. Así que tenedlo en cuenta cuando queráis eliminar cuentas.

También he creado grupos (todos los profesores, Departamentos didácticos, Dirección , administración.etc) para utilizarlos como listas de correo para envío masivo de e-mails.

A las cuentas también se les pueden añadir "alias de correo". Son direcciones de correo que no existen como tales en la organización pero que puede reforzar la comunicación con el exterior. Por ejemplo, el jefe de estudio del centro tiene su cuenta personal a la que le he añadido el alias "jefedeestudios@arrigorriagabhi.net". Los emails que se envíen a este alias los recibirá en su cuenta personal, pudiendo enviar correos con esta dirección o con la suya (para ello, en configuración del correo hay que añadir esta cuenta de envío). Si el próximo curso el jefe de estudios es otro, el alias se lo adjudicaré a ese otro profesor, borrándolo previamente del anterior usuario.

Para facilitar el acceso a los diferentes servicios y a la comunicación, he creado un portal de entrada público (http://arrigorriagabhi.net) en  el que además, la Dirección del centro podrá colgar noticias y documentos de interés general, y una extranet para los profesores donde se publicarán convocatorias de reuniones, horarios de evaluaciones, actas, etc. Todo esto a través de los Sites de Google también integrados en las Apps. Utilizaremos también calendarios combinados con recursos y espacios (los cuales se pueden definir en el panel de control de administración) para la reserva de aulas, carros TIC, etc y para comunicar distintos eventos y actividades (salidas extraescolares, charlas, ....).




Finalmente, y partiendo de la experiencia de Ricardo Ibarra (@erikanea)  y su centro el IES Uribe-Kosta de Bizkaia, he diseñado una plantilla de Google Sites para los alumnos de 1º de la ESO (se implanta escuela 2.0 en nuestra Comunidad en este nivel este curso) que sirva como cuaderno digital. Esta plantilla es visible desde la organización y puede ser utilizada por cualquier usuario . Tiene una estructura común de páginas (una por asignatura +  agenda + blog personal del alumno) y es adaptable en su apariencia con distintos temas y colores. El objetivo es que tengan los alumnos un espacio unificado y de referencia donde publicar sus trabajos en las diferentes áreas: su portfolio de secundaria. Esto también facilita el trabajo a sus profesores.
El procedimiento consistirá en que en una sesión, sea de tutoría u otra cualquiera, el profesor correspondiente explicará a los alumnos del grupo cómo crear un site y como "inyectarle" la plantilla predeterminada, para posteriormente personalizarla con su nombre, apellidos, curso, etc.  Se les indicará que den al nombre del site el mismo de su usuario de correo para que el acceso sea más sencillo para todos.
Los profesores tendrán que tener permiso de edición en estos sites (el alumno lo tendrá que conceder) para efectuar correcciones, añadir notas, etc.


Para finalizar, mencionar las ventajas que creo que tienen las Apps de Google para Educación:
  • Coste 0 (salvo el pago por el dominio, que supone unos 10 euros anuales, cantidad insignificante para un centro educativo)
  • Favorece y facilita enormemente la comunicación entre los miembros de la comunidad educativa.
  • Los alumnos tienen cuentas corporativas bajo el paraguas de un dominio propio, con menos spam y sin publicidad. Las opciones de seguridad (comunicarse o no con el exterior) son completamente configurables.
  • No caemos en la "alegalidad" de crear cuentas de Google a menores de edad.
  • Se favorece el trabajo colaborativo y la publicación de los productos del alumnado.
  • Total control administrativo y de los datos.
  • Todas las ventajas que las aplicaciones de Google tienen en la educación,.
y las desventajas:
  • Muy pocas. Sobre todo la carga de trabajo que caerá sobre el/los administrador/es de las Apps en el  centro.

Espero que alguna de las pautas mencionadas os sirva de orientación y ayuda. 


96 comentarios:

  1. Gran trabajo Juan Carlos, creo que como tú las ventajas son todas y para toda la comunidad educativa.
    UN saludo y en algún momento espero aprovechar tu experiencia en eltema

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  2. Gracias Celes, a ver si entre todos podemos aportar datos, trucos , problemas solucionados,...
    Un abrazo.

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  3. Genial Juancar.
    No te ha costado mucho hacer el post sobre Google Apps, una de las cosas que más me gusta es el portfolio, aunque no entiendo muy bien como lo asignas a cada alumno.
    Ya tengo un documento para convencer a la gente del uso de Google Apps en los centros educativos.
    Como ya te dije, nosotros lo estamos usando en el CPR y de momento la gente está encantada por las facilidades de comunicación, algunas de tus cosas las iré añadiendo.
    Otra cosa: el site es la página de entrada de vuestro dominio??
    Salu2.
    Salu2.

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  4. Joño!! Bai identifikatua sentitu naiz posta irakurtzerakoan. Nire zentruan aurreko urtean antzeko prozesuarekin hasi nintzen.
    Bi gauzatxo egin ditut desberdin. Bata, kontuak sortzeko googlen sinkronizazio erreminta erabili det (MS Active Directory eta LDAP) eta bestea ikasleak beste domeinupean sartu ditudala, lehen ere horrela geneuzkalako.
    Mila esker zure abenturak partekatzeagatik!
    Besarkada bat.

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  5. Muchas gracias Juan Carlos, me vendrá de perlas. Ya te iré contando.
    Avanzando trabajo con la plantilla del portfolio.

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  6. Muchas gracias Juancar. Nosotros nos dimos de alta hace dos cursos en el servicio y por problemas de corte burocrático no tiramos "palante". Hay cosas de las que apuntas, el tema de los blogs como eportfolios, que nos vendrían de lujo en el IEDA. Me temo que voy a volver a la carga. Ya te daré la lata. ;-)
    Saludos.

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  7. Excelente artículo y excelente iniciativa. Personalmente me alegra ver el esfuerzo que has realizado para introducir las Google Apps en tu centro, desconocía que para educación son gratuitas.

    Pienso que es una buena alternativa a Moodle y sin tener que preocuparse de servidores ni de programación, sino directamente de la configuración. Buen trabajo!

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  8. Gracias Antonio. He actualizado el post explicando un poco la asignación del portfolio a los alumnos.
    Y sí, el site es la página de entrada a nuestro dominio,, aunque no a la página web que está en otro dominio.
    Un abrazo.

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  9. Jabi, gracias por el comentario. A ver si vamos avanzando entre todos. Un abrazo

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  10. Muchas gracias Carlos, para lo que necesites, ya sabes. Un abrazo

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  11. Gracias por el comentario Antonio. Para lo que necesiten ahí me tienes. Un abrazo.

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  12. Genial, no podías ser mas claro!Un post esclarecedor.

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  13. Gran explicación sobre el alta y la configuración.

    Para todo centro educativo que quiera externalizar la implantación de Google Apps Educación o desarrollar nuevas funcionalidades, integraciones,etc... esta empresa ofrece ese tipo de servicios.
    Dejo el enlace: http://www.appseducacion.com

    Pd: incluso se han desarrollado aulas virtuales en Google Apps mudando todos los cursos de Moodle a Apps.

    Saludos

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  14. !Bueno, sin palabras estoy!. Solo espero estar a la altura de tu esfuerzo, y sacar el máximo provecho de este gran trabajo que has puesto en marcha.Si te impulsa el deseo de hacer realidad una nueva forma de trabajar en educación, aquí estamos unos cuantos a tu estela...!espero no ahogarme en estas aguas, jajaja!

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  15. Muchas gracias Manuela. Sé que puedo contar con vosotras (fíjate que lo escribo en femenino jaja).
    Un abrazo

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  16. Kaixo, Juan Carlos:

    Eskerrik asko zure lanagatik. Pasa den urtean gustura aprobetxatu nuen zure ekimena. Aurten beste institutu batean nagoenez, ezin izango dut. Hala ere, saiatuko naiz hemengo jendeari zuk egindakoa adierazten eta ea hemen ere googleapps jartzen dugun.
    Dena dela, zuk esan bezala, denbora behar da hau guztia kudeatzeko eta... seguruenik aurten ez da posible izango.

    Goraintziak lankideei eta eskerrik asko!!

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  17. QuE PASADa Juancar de Curro esta genial, te quiero en mi centro ya. Madre mia las cosas que podríamos hacer.

    En kddbilbao me debes un pequeño tutorial en voz en vez de escrito

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  18. Gracias Garikoitz por el comentario y por haberte prestado a hacer el pilotaje que tan importante ha sido a la hora de la implantación definitiva.

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  19. Gracias Ginés, cualquier día me voy a Andújar y montamos algo ;). Un abrazo.

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  20. Entrada muy interesante. Nosotros, en nuestro centro hace un par de cursos que ya funcionamos con google apps. Tomare nota de tu post para configurar las organizaciones.
    De momento, la funcionalidad que más utilizamos, aparte del correo electrónico, es docs. Tiene la enorme ventaja de que los alumnos pueden trabajar colaborativamente sobre un documento y que el profesor tiene posibilidad para supervisarlo. El inconveniente, la pobre conexión wifi que tenemos en Euskadi y que dentro de poco lo sufriréis los institutos.
    Por cierto, nosotros optamos por comprar el dominio directamente a google (godaddy) y lo por lo menos, lo renovamos por transferencia.
    Muchas gracias por compartir tus experencias, a muchos nos sirve de guía ;-)
    Eskerrikasko

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  21. Interesante artículo.

    La duda que tengo es la siguiente, ya que soy un suario particular de vitoria gasteiz. Tengo mi dominio, pero no entiendo cuando dice que en la versión gratuita es de 10 cuentas de usuario, eso es de 10 cuentas de email, o de 10 personas?? yo con mi dominio dispongo de mas de 10 cuentas de email... asi que no sé si gratuitamente puedo coger el pack gratis, o por el contrario, debo pagar y pasarme al bussines.

    Saludos eta ezkerriz asko...

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  22. Hola Juan Daniel, con la versión gratuíta sólo puedes crear 10 cuentas de correo (para 10 usuarios o para uno sólo, eso es independiente). El asunto es que si necesitas más de 10 direcciones de correo tendrías que contratar el Business. Mira las diferencias aquí :
    http://www.google.com/apps/intl/es/group/index.html

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  23. Buenas Juan Carlos

    Ya me olía que podía ser así... pero bueno, no pasa nada. Ante todo, muchas gracias por tu ayuda.

    Saludos

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  24. Aupa Juan Carlos,

    Zorionak y bienvenido al club. Que gente como tú, bien formada e informada, se una entusiasta a la banda de los "google"zales, como diría aquel, me llena de orgullo y satisfacción.

    Cada vez somos mas los que aportamos por las herramientas que Google pone a disposición de los centros educativos.

    Creo que va siendo hora de que los centros y los profesionales de la educación que hemos apostado por este "instrumental, nos reunamos periodicamente para intercambiar experiencias y soluciones adoptadas por los diferentes centros a los problemas comunes.

    Un reto sin duda que podríamos afrontar este mismo curso. ¿Cómo lo ves?

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  25. Zorionak eskeintzen diguzun informazioa. Gu horretan gabiltz eta post honekin laguntza handia jaso dut.
    Zeur bloga jarraitzen nuen eta galdu ere. Aldatu egin duzu ?
    Eskerrik asko zure lana konpartitzeagatik
    Joxemiel

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  26. Hola Ricardo
    Es buena idea compartir problemas y soluciones, pero lo podríamos hacer de forma no presencial. Como sabrás, en las Redes Ning se pueden formar grupos en los que compartir bajo una misma temática. En Internet en el Aula hay muchos de este tipo. Podríamos pedirle a M.L. Vidal que habilite un grupo sobre Google Apps en el ning de eskola20.
    Un abrazo y muchas gracias por el comentario.

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  27. Gracias por el comentario Joxemiel . Si te refieres al otro blog, todavía está operativo y funcionando : arrigorriagaikt.blogspot.com

    Saludos.

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  28. Hola Juan Carlos,
    Este curso lo he vuelto a proponer. A mí me parece que ofrece muchas ventajas y también seguridad por lo que comentábamos de la edad del alumnado y la creación de cuentas.
    Espero, sinceramente, que este curso podamos llevarlo adelante. A mí, al menos,respecto a lo que dices de las horas, no me importa dedicar parte de ellas de forma voluntaria si es por el bien del centro. Total no sería una novedad. "Sarna con gusto no pica(viene al caso el refrán, creo)
    :-)
    Cordiales saludos

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  29. Aupa Juancar

    Al leer tu post me han venido a la mente aquellos primeros días de curso del 2006 cuando me tocó montar todo el chiringuito de GApps en nuestra ikastola (http://ikteroak.com/2006/09/18/google-apps-for-your-domain-posta-kontuak-gure-ikasleentzako/)

    Buff, costó mucho ponerlo en marcha y tuve que aprender muchas cosas que hasta entonces no conocía (todo ese tema de redireccionar DNSs, de generar usuarios a través de CSVs...) Fue bastante curro pero yo creo que ha merecido la pena.

    Aunque al principio costó pero el profesorado se ha acostumbrado a usar las diferentes aplicaciones como si fuera nuestra intranet. Hemos diseñado plantillas corporativas para Sites para que cada grupo de profesores que trabaje alrededor de los diferentes proyectos tenga todas las utilidades necesarias a mano. A su vez tenemos un portal mediante el cual enlazamos todos estos sitios, distribuidos en dos grandes grupos: proyectos pedagógicos y proyectos de gestión. La verdad es que poco a poco la cosa va cogiendo forma.

    Hay un par de cosas de las que comentas que me generan curiosidad: 1) ¿Por qué vais a eliminarles las cuentas de correo a los alumnos cuando dejen el centro? Nosotros se las damos para siempre y hace mucha ilusión ver como alumnos que dejaron la ikastola hace mucho tiempo aún mantienen sus cuentas activas. Además, creo que es una manera de mantener la relación con los ex-alumnos. Aún Google no da la posibilidad de usar Google Plus dentro de GApps para escuelas de secundaria. Pero el día que lo haga, podríamos montar en un pis-pas una red de ex-alumnos dentro de G+ a través de la cuenta que usaron cuando eran alumnos. No se, es una manera de mantener viva la relación con los que fueron nuestros alumnos, ¿no te parece?

    2) ¿El portfolio de los alumnos es público? Nosotros, de cara a este año, hemos decidido integrar el portfolio, junto a la ficha personal del alumno, sus resultado académicos, los informes de las tutorias y algún otro elemento que aún queda por confirmar en lo que sería el archivo académico global del alumno a lo largo de todo su recorrido en la ikastola. Cada alumno dispondría de su sitio particular y se podría compartir ciertas partes de esos sitios con sus padres por ejemplo. Estamos valorando la opción de que una vez que el alumno termine su recorrido en la ikastola, su archivo sea de dominio público (simepre después de haber filtrado aquél contenido no deba aparecer en público) y valga como repositorio público de todo su bagaje académico en la ikastola.
    El tema es bastante gordo (hay que movilizar a mucho gente para que todo esto funcione)y aún estamos empezando a definir como debería ser. Pero creo que es una manera interesante de que el alumno se lleve consigo no sólo un título oficial sino todo su bagaje académico y lo pueda enseñar allá donde le parezca.

    Para acabar, una cosa acerca de las ventajas y desventajas. Yo creo que usar GApps en la educación tiene una desventaja o incoveniente claro y es el de la neutralidad tecnológica. Aunque no nos demos cuenta muchas veces, estamos empujando a nuestros alumnos hacia el uso de un determinado servicio, de una empresa concreta. Estamos empujando a nuestros alumnos a coger ciertos hábitos alrededor de ciertas herramientas (como cuando usamos sólo Windows o sólo Office) y, queramos o no, en este caso estamos generando futuros usuarios Google dependientes. Es verdad que no hay muchas alternativas para una escuela como GApps pero tener esto en cuenta es importante y explicarselo a los alumnos (sobre todo los de secundaria) me parece importante.

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  30. Personalmente he puesto en marcha varias opciones de google apps, y a pesar de que no ha cambiado mucho la forma de preparación del dominio o dns's, mx's y demás, si han puesto mejores opciones de ayuda de como hacerlo según tu proveedor de dominio, creo que en verdad google está trabajando muy bien en este tema.

    Julio Valdez
    Gadgets y Crapgets

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  31. Paki, espero que tengas éxito.

    Jolaus, muchas gracias por tu comentario. Me ha hecho reflexionar, quizá no habría que borrar las cuentas de los alumnos al irse del instituto por las razones que expones. Tendré que darle una vuelta al asunto ;).
    El portfolio está diseñado pero todavía no está puesto en marcha. Lo haremos cuando se ponga en marcha eskola 2.0.

    Julio, gracias por pasarte por aquí y comentar.

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  32. Kaixo Juancarlos !

    Ya tenemos google apps educacion en el centro. Ha tardado cinco semanas.

    Dos preguntas:
    Como creas tantas contraseñas a cada usuario?
    La plantilla como se la transfieres a los alumnos ?

    Eskerrik asko

    Joxemiel

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  33. Kaixo Joxemiel,

    Para las contraseñas utilizo un generador que está muy bien : http://passworg.badhim.com/download
    Una vez generadas las exportas a un archivo .txt , lo abres, y las copias en una columna de la hoja de cálculo.

    La plantilla no la transfiero, la hago pública como plantilla en la plataforma y cada alumno, al crear el site la "inyecta" en vez de coger la plantilla estándar.

    Un saludo!

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  34. En mi centro http://ieso.cellavinaria.org también usamos Google Apps.
    Me gustaría hacer un grupo en el que compartamos recursos e ideas, así como experiencias.
    Además de lo que comentas usamos documentos como plantillas para justificar faltas, notificaciones de incidencias, etc.
    Últimamente han dado la opción de controlar el uso de "ciertas palabras" en los mensajes de correo y lo tenemos activado para intentar detectar casos de acoso escolar.
    En fin, buen trabajo y a ver si nos unimos algunos para compartir . Saludos

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    1. Hola Pedro,
      En mi centro estamos empezando con Google Apps y me gustaria saber como se activa esta opción que indicas para controlar "ciertas palabras" en los correos, ya que me parece muy interesante.

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    2. En el panel de contro de GApps ve a Configuración.
      Allí elige GMAIL y la organización a la que quieres aplicar el filtro de "contenido no admitido".
      Mira esta imagen: https://plus.google.com/u/0/photos/112427889794397995713/albums/5870165655017228353/5870165653680998786

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  35. Bienvenido a la hasta ahora dispersa familia de Google Apps, Juan Carlos.

    Soy Enrique Umaran, del IES URIBE-KOSTA.

    Nosotros movemos los exalumnos a un grupo, y a exprofesores a otro (no usamos organizaciones, porque con los grupos es suficiente).

    Una cosa muy importante es no dejar nunca a un usuario fuera de algún grupo, porque pierdes control sobre él (puedes no saber ni que existe).

    Bueno, en realidad lo que quería ahora es avisar a aquellos que tienen la edición estándar y están actualizando a EDU, de que TIENEN QUE DESACTIVAR GOOGLE +, ya que si no no les van a actualizar (por problemas de edad legal de los alumnos).

    Espero que podamos hacer pronto una red de centros Google Apps.

    Y que no se desanimen, que al final se consigue.

    Enrique Umaran
    IES URIBE-KOSTA BHI

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  36. Kaixo Juan Carlos!

    Muy buen post! sin duda es la mejor opción y encima gratuita! mucho mejor que moodle....

    Da gusto encontrar cada vez mas ayuda para que los centros y empresas se pasen a Google Apps! ;)

    Para todo aquel que necesite una mano, nosotros somos distribuidores autorizados y trabajamos exclusivamente con Google Apps para Empresas. (http://www.redcorus.com).

    Saludos!

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  37. Hola Juan Carlos, ante todo enhorabuena por tu post. Acabamos de implantar google apps en nuestro colegio, aun tengo muchas dudas. Ya he generado 60 usuarios de los 1100 que tenemos disponibles y quiero hacerte la misma propuesta que hizo Enrique Umaran, la posibilidad de crear una red de centros google apps para compartir dudas y resolverlas entre todos los administradores.
    ¿Te animas?
    Es un reto importante, mucho trabajo, lo se, pero, creo que tu eres como yo, te gusta esto. Cuenta con mi ayuda desinteresada e incondicional.
    si te animas, aqui tienes mi correo fmartos@ciademaria.net, podemos colaborar y ver como organizar.
    saludos

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    1. Pues ya me he animado, he creado un dominio para empezar a trabajar con los administradores de google apps de los centros.
      Juan Carlos, te espero.

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  38. Hola Fernando, gracias por tu comentario. En el País Vasco ya hemos formado una red de centros usuarios de Google Apps. De momento contamos con un site https://sites.google.com/site/educacioneuskadigapps/
    y un grupo http://groups.google.com/group/eegapps
    Un abrazo.

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  39. Hola Juan Carlos,
    Soy Sergi Curtu, jefe de estudios, del Institut Numància de Santa Coloma de Gramenet (cerca de Barcelona).

    Creo que debe haber un montón de centros repartidos por la península estudiando, implantando o trabajando con GApps. El problema de la falta de coordinación, de la no difusión o de la no existencia de más sitios como este (alguno hay, claro) es que muchos de estos esfuerzos (de aprendizaje, partiendo de cero, ...)se repiten una y otra vez.

    Ya también empecé con GoogleApps (vers. educación) en verano de 2010 y en setiembre ya di de alta a unos 600 alumnos y 55 profesores (ahora somos cerca de 900 ya que no he dado de baja a los antiguos alumnos y tengo posibilidad de dar de alta unos 2000).
    He creado en este tiempo toda una serie de espacios en Google Sites (bajos dos dominios, uno para alumnos y otro para profesores) donde hay desde listas de alumnos a documentos del centro (memorias, notas, ...) pasando por el control de faltas de asistencia.

    En enero/febrero de 2010 empecé a interesarme por la programación de Google Apps ( GAS = Google Apps Script). El objetivo en un principio era aprender pero rápidamente descubrí su potencial (al tiempo que Google mejoraba / ampliaba sus posibilidades). Actualmente con GAS pueden interaccionar con el dominio (cuentas de usuario y su gestión), con los sites (creación, actualización, …) , con el correo (mailing), con GDocs (creación, actualización, edición, …) y con un sinfín de otros servicios (calendario, mapas, gráficos, hojas de cálculo, …).

    Yo he creado, por ejemplo, un ePortafolio en Google Sites (aquí la llamamos “Carpeta d’Aprenentatge” y en el centro Carpeta Digital) común para todos los alumnos (la maqueta o plantilla) y con GAS he podido, en pocos minutos, crear una copia –distribuir- para todos los alumnos del centro, personalizando el título con el nombre/curso y asignando los derechos al alumno propietario y profesores (departamentos).

    Si se pasa por aquí es una idea –el mantenimiento automatizado- a considerar por jolaus. Coincido con el en la idea de mantener este espacio del alumno una vez abandonado el centro (siempre que se haga un buen uso) aunque también existe la posibilidad de exportar o copiar a otros dominios los sites creados.

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  40. Como subtituto que cada año está en un centro distinto (y en ninguno trabajan con Google, todavía somos minoría) les pido a mis alumnos que se abran una cuenta en Google pero con su mail "de toda la vida" que suele ser hotmail. Y tengo duda legal después de leer tu artículo. ¿Cual es la edad mínima para crear una cuenta?
    Trabajar así me resulta muy sencillo, con un formulario el primer día ya tengo un listado con todos los mails y ya puedo compartir todo tipo de docs.

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    1. Cuando escribí el post la edad legal era de 18 en España. A raíz de una campaña que iniciamos (puedes seguirla en este mismo blog : las edades Google I , II, III y IV) se consiguió que la bajaran a 14 años.

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  41. Hola, soy director del IES Ramon Llull en Palma, y este verano he implementado Google Apps for Education en el instituto, con la ayuda del coordinador TIC. Entre los profesores ha surgido una inquietud, relativa a la privacidad: al parecer, los administradores tienen acceso a los datos de los usuarios, por lo que la plataforma puede convertirse en un elemento de control. He estado googleando y he encontrado un post de The Next Web (http://thenextweb.com/google/2012/04/30/use-google-apps-your-circles-and-searches-arent-as-private-as-you-think/) publicado a principios de mayo, recogido después por Bitelia (http://bitelia.com/2012/05/google-apps-da-a-los-administradores-acceso-a-tu-cuenta-y-datos-personales) y otros blogs tecnológicos, imagino que ahí se originó la campaña. Según vuestras experiencias y conocimientos, ¿el administrador de Google Apps tiene esta capacidad real de acceder al contenido (mensajes, imágenes, documentos...) gestionado por los usuarios?
    Saludos

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    1. Efectivamente Emili, el administrador puede llegar a tener acceso a todos esos datos puesto que tiene la capacidad de poder cambiar la contraseña a un usuario y por tanto acceder a mensajes de correo, documentos, etc. Lo que pasa es que ese usuario luego no tendría acceso a su cuenta y el administrador tendría que proporcionarle una nueva contraseña.

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  42. Gracias por la respuesta, Juan Carlos. Por lo que sé, el administrador puede cambiar la contraseña de los usuarios, pero no verla. Podría pues 'hackear' una cuenta pero el usuario se daría cuenta porque no podría acceder con la contraseña de siempre. Si es así, el administrador no puede "fisgonear", asomarse a la actividad y contenido de las cuentas (mensajes, etc) ¿Estoy en lo cierto?
    Saludos

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    1. Efectivamente, necesitaría cambiar la contraseña para "fisgonear" como dices.

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  43. Muchas gracias, Juan Carlos, por tu artículo :-)
    Siempre he querido utilizar Google Apps con mis alumnos y estoy a punto de conseguirlo, jeje. El problema es la reticencia de los centros por temas de legalidad, privacidad y mal uso de los servicios... Yo intento transmitirles seguridad diciéndoles que como administradores podemos tener un control de los servicios que pueden utilizar, etc. Hay una cosa que les preocupa y que no he sabido responderles, es que los chavales puedan enviar correos fuera del colegio... Yo tengo un Google Apps de experimento (de esos de 10 cuentas) y he visto que con Google Docs sí se puede configurar la organización de "Alumnos" para que no puedan compartir archivos con gente fuera del colegio, pero si me voy al apartado de Gmail no me aparece la misma opción... ¿Tal vez no se pueda? ¿o es que en la cuenta para educación sí existe esa opción?
    Muchas gracias por tu trabajo en este blog y, especialmente, en "En la nube TIC"
    Saludos

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  44. Hola Laura, gracias por tu comentario. Creo que con el correo electrónico no se puede hacer, si en cambio con los docs.
    Lo que sí puedes hacer es establecer una serie de reglas para filtrar mensajes. Lo tienes en la zona de adminitración en Configuración--> Correo Elecrónico --> Filtros . Un saludo.

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  45. Hola Juan Carlos. He buscado e intentado cambiar los usuarios de un grupo a otro, pero no encuentro una forma sencilla y rápida (a parte de borrar los del grupo antiguo, y volver a subir los nuevos). Me gustaría poder pasar, por ejemplo, los alumnos que hacían 2º de ESO, seleccionarlos y poderlos mover al grupo ya creado de 3º, y así sucesivamente. Sabes si esto es posible? Espero haberme explicado bien... Muchas gracias!

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    1. Hola Gemma ¿Y cambiando el nombre al grupo? Es decir, renombra al grupo de 2º como 3º ESO y así sucesivamente.

      Un abrazo

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    2. Sí, así lo hemos hecho, pero entonces no se cambia el correo electrónico del grupo. Sabes cómo hacerlo? Gracias!

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  46. Buenas tardes Juan Carlos
    Antes de nada enhorabuena por el trabajo y por la guía, muchas gracias.
    Me encuentro en un problema que no sé como resolver o acelerar... no me cambian el apps para educación, todavía estoy con lo básico. Puse una reclamación y nada. ¿Hay algún tfno al que llamar?(por más que busco nada) o algún trámite o camino para acelerar el proceso? Gracias y perdona las molestias.

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  47. Buenas tardes Juan Carlos
    Antes de nada enhorabuena por el trabajo y por la guía, muchas gracias.
    Me encuentro en un problema que no sé como resolver o acelerar... no me cambian el apps para educación, todavía estoy con lo básico. Puse una reclamación y nada. ¿Hay algún tfno al que llamar?(por más que busco nada) o algún trámite o camino para acelerar el proceso? Gracias y perdona las molestias.

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    1. Hola, Jose L. Hay veces que tardan bastante y es desesperante.
      No es fácil comunicarse con ellos si no las tienes ya porque te piden un código de incidencia que no lo adjudican hasta que no las tienes.
      Inténtalo escribiendo mail a esupport@google.com o llamando al 901 01 00 14
      Saludos.

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    2. Muchísimas gracias... lo intento y te digo

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  48. Aupi Juan Carlos:
    Gracias por tu post...decirte que desde el 06 de diciembre han dejado de dar cuentas gratuitas para educación, como se daban antes...ahora tienes que hacer una petición bussines y como tardan 6 o 7 semanas...en confirmar todo, te cobran ese primer mes...hasta que confirman que eres un centro y demás. Dicen que te devuelven el dinero. Nosotros estamos en trámite.
    Es decir, la cosa se complica un poco. Tienes que dar una orden de pago que se les envia por fax...
    Me da mucha envidia lo que han hecho los compis de Navarra, de lo cual, Celes Arteta sabe un rato.

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    1. Es una pena que compliquen las cosas porque bastante costaba en ocasiones que te hicieran el upgrade a Educación.
      Muchas gracias por tu comentario, y a mi también me da mucha envidia el acuerdo en Navarra con Google.

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  49. Enhorabuena Juarcar por todo este trabajo.

    Me gustaria saber como habeis implantado la reserva de recursos que comentas en tu blog. He hecho una pequeña prueba compartiendo un calendar, lo que pasa es que me da opción a compartirlo para ver o editar. Pero, si les doy permiso para editar, van a poder editar sus propias reservas y la de los demás también.

    Me gustaria saber como lo habeis gestionado. Gracias

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    1. Hola, con el permiso de Juan Carlos, te respondo:
      Desde el panel de Administración, si vas a Configuración > Calendar, en la pestaña recursos puedes crear los recursos, clasificados en tipos de recurso.
      Luego los usuarios pueden crear eventos en sus calendarios, seleccionando (junto a los asistentes) los recursos que van a necesitar para ese evento (por ejemplo: sala de reuniones y portatil_1)
      Es muy sencillo, tienes toda la información aquí: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=es&answer=1686462&topic=1034362&ctx=topic

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    2. Gracias Luzu, tienes todas mis bendiciones para contestar ;).
      Por otra parte Informatika, es cierto que los usuarios pueden editar sus reservas y las de los demás, pero en el caso de mi instituto no ha habido ningún problema en ese sentido. Se respetan las reservas.
      Un saludo y gracias por los comentarios.

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  50. Hola, acabo de descubrir este blog, y creo que esta entrada me va a ayudar mucho para poner en marcha Google Apps en nuestro centro.
    Felicitaciones por el blog, y a vuestra disposición para lo que necesitéis.

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    1. Muchas gracias por el comentario Luzu. Un abrazo.

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  51. I think this is among the so much significant info for me. And i am happy studying your article. But wanna statement on some common issues, The herve leger site style is ideal, the articles is in point of fact excellent : D. Good task, cheers

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  52. He descubierto Google Apps y estoy asombrado de las potencia que le veo a sus herramientas en educación. Con Google Apps se acabaría el quebradero de cabeza de Moodle, de las casillas de correo electrónico con poca capacidad, ... Y lo mejor, todos los chavales contarían con gmail para la realización de trabajos colaborativos mediante Google Docs. Por no hablar de la creación de sites ...

    Enhorabuena por esta entrada, me ha sido muy útil en algunos puntos de las pruebas que estoy realizando.

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    1. El potencial es grande como dices y lo mejor es que es real. Gracias por el comentario. Un abrazo.

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  53. Un saludo desde Colombia, he utilizado varios servicios de Google y ya se hace necesario implementar Apps. Gracias por tu completa información.

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    1. Muchas gracias por tu comentario Sandra. Una abrazo.

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  54. Buenos días, Juan Carlos. Gran trabajo por tu parte. Yo trabajo en un centro de Primaria y queremos implantar Google Apps en el centro, pero estamos estancados con el dominio .No hay manera de conseguirlo. Algo estamos haciendo mal y no sabemos cómo solucionarlo.

    Un saludo,

    Gabriel

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    1. Espero que se solucione el problema cuanto antes. No dudéis en poneros en contacto con Google.
      Un saludo y muchas gracias por el comentario.

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  55. Buenos días, Juan Carlos.

    Fenomenal aporte.
    Yo trabajo en un centro de Primaria de Gijón y queremos implantar Google Apps, pero estamos con alguna duda inicial .
    El caso es que queremos saber si elsuperadministrador tiene acceso al contenido de los correos del resto de usuarios, en definitiva, queremos saber si con este tipo de organización se puede perder la privacidad.

    Gracias por tu respuesta.

    Juan PAblo

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    1. Gracias por el comentario Juan Pablo.
      En cuanto a lo que preguntas, el administrador tendría la posibilidad de acceder al contenido de los correos del resto de usuarios siempre que cambiase la contraseña de la cuenta y accediese posteriormente como tal usuario. Pero en este caso el propio usuario se daría cuenta de que habrían "hackeado" su cuenta pues ya no podría acceder con la contraseña que utilizaba habitualmente. El administrador nunca conoce la contraseña de los usuarios salvo la inicial con la que crea esa cuenta.
      Espero haberte aclarado la duda.
      Saludos.

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  56. Muchas gracias.

    Me has aclarado el tema al 100 por 100.

    Un saludo.
    Juan Pablo

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  57. Hola Juan Carlos,

    ¿Existe alguna forma para que cualquier usuario pueda enviar un correo o compartir un calendario o documento de drive con todos los miembros de una suborganización?

    He probado a crear grupos y añadir manualmente cada dirección de correo, pero si añado o quito algún miembro de la suborganización, los miembros del grupo no se actualiza automáticamente, y tengo la sensación de que debe existir alguna forma más sencilla.

    Gracias!

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    1. Hola, creo que tienes que hacerlo a través de grupos. No hay otra manera.

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  58. Muy bn Juan Carlos, Te cuento que yo tambien he implenetado este sistema en mi institucion donde laboro, de hecho soy el superAdministrador de la plataforma y nos ha ido de maravilla.. Y la verdad la obtuve sin ningun costo...
    www.iebul.edu.co

    Espero podamos compartir mas experiencias significativas como esta... te felicito..

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  59. Muchísimas gracias por tu aportación Juan Carlos. Gracias a la lectura de este blog nos lanzamos con el Google Apps for Education en nuestro centro y, aunque estamos empezando, la experiencia es muy satisfactoria. Únicamente he tenido algún problema con algunos alumnos menores de 14 años que al registrar su fecha de nacimiento han bloqueado su cuenta. ¿Hay alguna forma legal para evitar este inconveniente?
    Gracias

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    1. Hola Sergio. Muchas gracias por el comentario.
      El problema que planteas se debe a que intentan crear perfil en Google+. Hay que desactivar este servicio para los menores de 14 años. El próximo miércoles en el blog www.enlanubetic.com.es voy a publicar un artículo al respecto.
      ¡Saludos!

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    2. Finalmente he decidido adelantar hoy la publicación de esa entrada: http://www.enlanubetic.com.es/2013/11/desactivar-google-en-google-apps.html

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  60. Hola Juan Carlos. hace tiempo que te sigo y tengo que agradecerte tu trabajo. Hace años que soy responsable TIC en el centro y este año ¡por fin! he comprado el dominio y estoy empezando a poner en marcha Google apps. Por eso tu artículo me ha parecido interesantísimo. Muchas gracias.

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    1. Muchas gracias. ¿Conoces el grupo EEGApps y el encuentro? https://sites.google.com/site/educacioneuskadigapps/

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  61. He estado configurando las APPS de Google y me ha resuelto muchos problemas este artículo, especialmente configurar las DNS para que funcionara el correo.
    Muchas gracias

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    1. Me alegro de que te haya sido útil. Gracias por pasarte por aquí.

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  62. Muy buen aporte!!
    Yo tengo dos preguntas (seguro que más adelante tendré más):
    - ¿Cómo se hace para que los usuarios no puedan cambiar la contraseña? No he encontrado esa opción, y googleando ha visto comentarios como que esa opción no existía. ¿Cómo lo conseguiste?
    - Un problema importante es el tema de los gadgets publicos (no los de google), pues hay muchos con contenido totalmente inadecuado para los alumnos. Mirando aquí https://support.google.com/a/answer/168329?hl=es&ref_topic=25685 veo que se puede controlar pero por ahora no sé hacerlo. ¿Alguien puede explicarlo?

    Muchas gracias a todos!!

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    1. Hola Jose,
      No se puede hacer nada para que los usuarios no puedan cambiar la contraseña. Es una política básica de seguridad de Google. Según sus palabras, esta característica jamás estará presente. Lo que puede hacer el administrador de las apps es cambiar la contraseña de cualquier usuario, pero no impedir que este la vuelva a cambiar.
      En el panel de control de las apps se pueden determinar restricciones de acceso a aplicaciones o servicios a determinados usuarios. Para ello, estos usuarios tienen que estar agrupados en organizaciones.
      Un saludo.

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    2. Gracias por tu respuesta, Juan Carlos. Lo de las restricciones ya lo controlo y lo de las agrupaciones también, pero lo que planteo es el control de qué gadgets pueden los alumnos incluir en su site (por ejemplo su portfolio), pues hay algunos inadecuados. Si miras donde indiqué podrás ver a lo que me refiero: https://support.google.com/a/answer/168329?hl=es&ref_topic=25685

      Gracias y un saludo

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    3. Ya sé cómo hacerlo. Mira esto: http://henrythiele.blogspot.com.es/2011/04/how-to-block-gadgets-from-sites-in.html
      El gadget (http://google-feedserver.googlecode.com/svn/trunk/resources/gadgets/domain-gadget-directory-manager/spec.xml) ya no funciona desde que hay que poner https en lugar de http (hay maneras de modificarlo...pero no lo he conseguido aun). Pero la opción 2: Lista Negra Todo y lista blanca Gadgets 1 por 1, si que funciona.

      Creo que es muy importante controlar los gadgets públicos, por el bien de los alumnos. Espero que os sea útil!!

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