Mi experiencia con Google Apps

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Después de muchas horas de trabajo y algún que otro quebradero de cabeza he conseguido implantar las Google Apps para Educación en mi centro, un instituto de secundaria con, aproximadamente, 70 profesores y algo más de 600 alumnos.

Que nadie piense que esta plataforma se puede implantar en un centro educativo sin consenso ni recursos humanos. Son  horas de trabajo que no pueden salir de la voluntariedad de uno o varios profesores. Las Direcciones de los centros y las administraciones educativas deben implicarse en sus proyectos TIC y hacer el esfuerzo de dotar de horas a sus coordinadores. Si no , es imposible llevarlo adelante.

Lo primero que tuve que decidir fue utilizar un dominio que ya teníamos para alojar la página web, el aula virtual, blogs, etc o comprar uno nuevo y usarlo en exclusiva para este nuevo servicio. Me decidí por la segunda opción en  previsión de que no llegase a enraizar mi propósito, que no era otro que dotar de cuentas Google Apps a los alumnos del centro, evitando de esta forma los problemas legales del registro en Gmail por parte de menores de edad, y facilitar la comunicacion entre profesores y entre éstos y sus alumnos. Con el objetivo obvio de utilizar las aplicaciones de Google que tan buenos resultados están dando en educación.

La segunda decisión a tomar era comprar el dominio directamente a Google o a mi anterior servicio de hosting.  Las dos opciones son muy baratas, pero decidí comprarlo al servicio de hosting porque el pago se puede hacer a través de transferencia, mientras que a Google había que hacerlo con tarjeta de crédito, una forma de pago no viable para el centro.

Es cierto que el comprar el dominio a Google facilita la integración con las Apps porque viene todo hecho de serie. Ellos se encargan de modificar las DNS, etc. En caso de hacerlo a otro servicio de dominios, hay que comprobar previamente que tendremos acceso y permiso de edición de las DNS y que podremos añadir registros,etc.

Os dejo una captura de pantalla de los registros de tipo CNAME y MX que tuve que ir añadiendo a la gestión avanzada de DNS del dominio:

Una vez que Google comprueba que el dominio es de tu propiedad empieza la asociación de las Apps. Se solicita después la mejora a Google Apps para Educación. Para este paso Google verifica que efectivamente se es centro educativo con la petición de datos como nombre del centro, correo electrónico, número de teléfono, nombre del administrador, página web del centro educativo y el nombre del ministerio o  consejería de la que depende. En mi caso el proceso de migración tardó 8 días pero conozco casos de compañeros en los que se ha alargado hasta las 2 o 3 semanas.

Llegado este punto comienza la administración de la plataforma a través del panel de control de las Apps. El primer paso es solicitar a Google más cuentas de correo electrónico, ya que la versión gratuíta y no educativa dota al dominio de 10. Yo pedí 1000 y no tuve ningún problema.

En la "Personalización del dominio" hay que definir el nombre de la organización, el logo que aparecerá en todos los servicios sustituyendo al de Google, si se quieren compartir los contactos entre todos los usuarios (este punto es importante porque facilitará enormemente la comunicación entre todos), una nota predeterminada de atención al usuario (en caso, por ejemplo, de pérdida de contraseña,...), etc. No se reflejan físicamente todos los usuarios en nuestros contactos, pero cuando redactamos un mensaje o compartimos un documento o un calendario si nos aparecerán a través del texto predictivo de Google. Tendremos que empezar a teclear el nombre del usuario y aparecerán las opciones.

En "Configuración" adaptaremos los servicios de Google a nuestra conveniencia o la consensuada por el centro. Por ejemplo, podremos permitir  que los usuarios compartan documentos de Docs fuera de la organización o negar esta acción; habilitar o no los chats de voz y vídeo desde el correo electrónico....

Una vez "customizada" la plataforma, empezaremos a crear usuarios. Recomiendo definir organizaciones y suborganizaciones para clasificar a los usuarios. Dentro de cada una de ellas se pueden habilitar o no determinados servicios. Quizá querramos activar el chat para los alumnos de bachillerato pero no para los de 1º de la ESO. Además esto nos permitirá en cursos sucesivos un mejor control del borrado (alumnos de 2º de bachillerato que acaban los estudios) y la creación (nuevos alumnos de 1º de la ESO) de cuentas.

He de decir que todo este proceso lo inicié en diciembre de 2010 y que, antes de ponerlo en marcha de forma oficial, el curso pasado, hacia marzo hice una prueba piloto con un profesor que se ofreció voluntario y sus 200 alumnos de 1º y 2º de la ESO. Las cuentas se pueden crear de forma masiva mediante ficheros CSV que contienen 4 campos separados con comas.

En esta fase de pilotaje, la creación de cuentas se produjo correctamente sin contratiempos. Asigné una contraseña provisional y activé el cambio de ésta al entrar por primera vez en el sistema. En mi opinión, esto fue un error porque en poco tiempo empecé a recibir emails de alumnos a los que se les había olvidado la contraseña que ellos mismos habían creado. Creo recordar que fueron entre 20 y 25 olvidos en un par de semanas. En este caso, hay que asignar una nueva contraseña, hacérsela llegar al alumno mediante otro correo electrónico o su profesor. El trabajo se va multiplicando de esta manera. Así que para la implantación definitiva de este sistema he optado por dar contraseñas definitivas a los alumnos sin opción de cambio, dar listado de las cuentas a los tutores y, en caso de pérdida u olvido, que el alumno pregunte al tutor. Hemos explicado al alumnado que estas cuentas no son de su propiedad, las tienen que utilizar exclusivamente para sus procesos de aprendizaje y serán borradas una vez abandonen el centro.

Cuando este curso he empezado a crear las casi 700 cuentas, borré las hechas anteriormente para empezar de 0. Cuando comencé la subida de ficheros CSV, muchos de ellos me daban un error. En el informe que el sistema manda a la cuenta de correo del administrador una vez completada la creación de las cuentas de un fichero, se me decía que tal cantidad (unas veces más y otras menos) no se habían podido crear por un error interno del servidor. Me puse en contacto con el servicio de asistencia de Google Apps que, aún siendo rápidos y muy amables, no acababan de entender el problema. No me digáis por qué. El caso es que , finalmente, me percaté de que las cuentas que no se creaban eran las que había borrado previamente. Investigando en los foros encontré que una cuenta que se borra no se puede volver a crear hasta pasados 5 días. Así que tenedlo en cuenta cuando queráis eliminar cuentas.

También he creado grupos (todos los profesores, Departamentos didácticos, Dirección , administración.etc) para utilizarlos como listas de correo para envío masivo de e-mails.

A las cuentas también se les pueden añadir "alias de correo". Son direcciones de correo que no existen como tales en la organización pero que puede reforzar la comunicación con el exterior. Por ejemplo, el jefe de estudio del centro tiene su cuenta personal a la que le he añadido el alias "jefedeestudios@arrigorriagabhi.net". Los emails que se envíen a este alias los recibirá en su cuenta personal, pudiendo enviar correos con esta dirección o con la suya (para ello, en configuración del correo hay que añadir esta cuenta de envío). Si el próximo curso el jefe de estudios es otro, el alias se lo adjudicaré a ese otro profesor, borrándolo previamente del anterior usuario.

Para facilitar el acceso a los diferentes servicios y a la comunicación, he creado un portal de entrada público (http://arrigorriagabhi.net) en  el que además, la Dirección del centro podrá colgar noticias y documentos de interés general, y una extranet para los profesores donde se publicarán convocatorias de reuniones, horarios de evaluaciones, actas, etc. Todo esto a través de los Sites de Google también integrados en las Apps. Utilizaremos también calendarios combinados con recursos y espacios (los cuales se pueden definir en el panel de control de administración) para la reserva de aulas, carros TIC, etc y para comunicar distintos eventos y actividades (salidas extraescolares, charlas, ....).

Finalmente, y partiendo de la experiencia de Ricardo Ibarra (@erikanea)  y su centro el IES Uribe-Kosta de Bizkaia, he diseñado una plantilla de Google Sites para los alumnos de 1º de la ESO (se implanta escuela 2.0 en nuestra Comunidad en este nivel este curso) que sirva como cuaderno digital. Esta plantilla es visible desde la organización y puede ser utilizada por cualquier usuario . Tiene una estructura común de páginas (una por asignatura +  agenda + blog personal del alumno) y es adaptable en su apariencia con distintos temas y colores. El objetivo es que tengan los alumnos un espacio unificado y de referencia donde publicar sus trabajos en las diferentes áreas: su portfolio de secundaria. Esto también facilita el trabajo a sus profesores.

El procedimiento consistirá en que en una sesión, sea de tutoría u otra cualquiera, el profesor correspondiente explicará a los alumnos del grupo cómo crear un site y como "inyectarle" la plantilla predeterminada, para posteriormente personalizarla con su nombre, apellidos, curso, etc.  Se les indicará que den al nombre del site el mismo de su usuario de correo para que el acceso sea más sencillo para todos.

Los profesores tendrán que tener permiso de edición en estos sites (el alumno lo tendrá que conceder) para efectuar correcciones, añadir notas, etc.

Para finalizar, mencionar las ventajas que creo que tienen las Apps de Google para Educación:

• Coste 0 (salvo el pago por el dominio, que supone unos 10 euros anuales, cantidad insignificante para un centro educativo)
• Favorece y facilita enormemente la comunicación entre los miembros de la comunidad educativa.
• Los alumnos tienen cuentas corporativas bajo el paraguas de un dominio propio, con menos spam y sin publicidad. Las opciones de seguridad (comunicarse o no con el exterior) son completamente configurables.
• No caemos en la "alegalidad" de crear cuentas de Google a menores de edad.
• Se favorece el trabajo colaborativo y la publicación de los productos del alumnado.
• Total control administrativo y de los datos.
• Todas las ventajas que las aplicaciones de Google tienen en la educación,.

y las desventajas:

• Muy pocas. Sobre todo la carga de trabajo que caerá sobre el/los administrador/es de las Apps en el  centro.

Espero que alguna de las pautas mencionadas os sirva de orientación y ayuda.